ビジネスチャットで仕事効率化を!

今までビジネスシーンの中心は電話やメール、FAXでのやり取りでした。

ところが数年前から社内、社外の連絡を問わず急速にビジネスチャットを導入する会社が増えてきています。

何故ビジネスチャットが急速に浸透しているか説明していきます。

 

ビジネスチャットを使うと良い理由

メールや電話に比べ、圧倒的に効率的

メールでのやり取りは1通ずつ開いて確認して、画面を戻してまた違う1通を確認、特定の人とのやり取りも遡って何度も確認しないといけない。

電話だったら、そもそも過去に何をやり取りしたか確認する術がない。。

これがチャットであれば、スクロールしていくだけで、過去のやり取りを確認出来ます。

また、電話と違いお互いの時間を拘束することがないので、気兼ねなく送信できます。

 

手軽に情報共有、連絡、指示が出来る。

メールであれば必ずつける【お世話になります】【お疲れ様です】【何卒宜しくお願い致します】などは必要なく連絡出来ます。

共有したいファイル、動画があった場合、マウスを動かすだけで共有できます。

タスクの割り振りもチャット上で簡単に行えるため、指示もスムーズに行えます。

 

複数のメンバーでやり取りが可能

会社内のチームや、取引先とのプロジェクトをする時、電話やメールだったら1対1のやり取りでメンバー全員が把握出来ないで情報にズレが起こることがあります。

そんな時でもビジネスチャットを使えば、参加メンバー全員が確認出来るので、情報の漏れが起こることがありません。

複数人でのやりとりは、ビジネスチャットが最適と言えるでしょう。

 

無駄な会議を減らすことが出来る

複数人とのコミュニケーションが実現できることにより、スケジュール調整が必要な会議を減らすことが出来ます。

意味の無い会議の為に時間を取られる事も減るので、本来集中したい業務に取り組むことが出来ます。

 

 

このように今まで使っていたツールより格段に利便性が良く、上手に使えば無駄を削減し、生産性の向上に繋がります。

次はどのチャットツールを使うといいかオススメを紹介します。

ビジネスチャットはこれを選ぶべし

Chatwork(チャットワーク)

国産のビジネスチャット、チャットワーク

画面が直観的で分かりやすく、初めて使う人でも安心して導入出来ます。

良くわかんないけどとりあえず社内で始めたい!という人はチャットワーク導入をお勧めします。.

何が出来るか

  • 自分のメモ用のチャット
  • 1対1でのチャット
  • グループでのチャット
  • チャットの削除
  • 良く使うチャットの上位ピン止め
  • タスクを作成、依頼
  • タスクの完了報告
  • ファイルをアップロード、送信
  • ファイルのダウンロード
  • ビデオ通話
  • 音声通話
  • 画面の共有

この様に多岐に渡って様々な事がおこなえます。

この中でも便利なのは【タスク管理】です。

期限を区切ってタスクを依頼でき、また依頼されたときは完了ボタンを押せば相手方に通知が行きます。

仕事の進捗管理を見える化出来、報連相の工数も減り、仕事の効率が向上します。

 

また、チャットワークは有料で電話代行も行っています。

電話代行のオペレーターが電話を受け、チャットで報告してくれるシステムです。

人数の少ない会社で、電話を受けるのが時間的に勿体ないという会社は思い切って導入するのも良いかもしれません。

 

Slack

アメリカ発祥のSlack

日本語版が作られてから、どんどん導入する企業も増えていっています。

 

基本的な機能はチャットワークと変わりませんが、タスク管理機能は有りません。

またグループチャットの使い方もチャットワークとは若干の違いがあります。

ワークスペースと呼ばれるグループを作成し、チャンネルごとに話題を作ります。

 

様々な外部サービスと連携可能

Slackの優れている点が様々な外部のサービスと連携出来る点です。

一部ですが連携できるサービスを紹介していきます。

他にも様々あります。

こういったサービスと連携すると、通知がSlack上で受け取れるようになったり、様々な面で便利になります。

使い方によっては、Slackさえ開いておけば仕事の業務の進捗がわかる、といった状況まで作ることも可能です。

 

 

ビジネスチャットで生産性向上を!

ビジネスチャットを上手に使えば、従来の連絡方法より、飛躍的に効率が増します。

時間にも余裕が生まれ、生産性の高い仕事に時間を割けるはずです。

 

まだ使っていない会社の人は是非、上司に提案してみてはいかがでしょうか。

無料でスタート出来るので、是非試してみてください!!

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