Googleのサービスを使いこなして仕事を効率化しよう!

Googleと言えば検索サービスとしてとても有名です。

日常での調べ事でも不可欠な物になっていて、仕事でも使うことが多いのではないでしょうか?

 

そんなGoogleですが、仕事でも使える便利なサービスが多々あります。

そこで今回は仕事に閊えるGoogleのサービスを紹介していきます。

 

Googleサービスの便利な点

 

クラウドなのでどこでも管理出来る。

Googleのサービスは全てクラウド上で編集が可能です。

クラウドとは??

  クラウドサービスは、従来は利用者が手元のコンピュータで利用していたデータやソフトウェアを、ネットワーク経由で、サービスとして利用者に提供するものです。利用者側が最低限の環境(パーソナルコンピュータや携帯情報端末などのクライアント、その上で動くWebブラウザ、インターネット接続環境など)を用意することで、どの端末からでも、さまざまなサービスを利用することができます。

その為wifi環境とPCやタブレット等の端末があればどこからでもアクセスが可能です。

出張先、出先でも簡単にアクセスが出来る為、業務効率に繋がります。

 

共有、共同作業が簡単に出来る。

Googleのサービスの便利なところは他のユーザーとの共有が簡単な事です。

他のユーザーと共有設定をするだけで相互にアクセス可能です。

また共同作業を行うことも可能なので、遠隔地でもリアルタイムでやりとりが出来ます。

Googleが提供するサービス

Googleドライブ

Googleドライブとはオンラインストレージサービスの事です。

インターネット上のデータの倉庫と言えばわかりやすいでしょうか。

保存できるデータは後述するスプレッドシートやドキュメント、スライド等Googleオフィスのデータ、画像、PDFファイル、動画、音楽など多岐にわたります。

15ギガバイトまでは無料で保存できます。(Googleオフィスのデータは容量にカウントされません)

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは表計算ソフトで、マイクロソフトが提供する【Excel】のGoogleオフィス版です。

基本的な操作はExcelと殆ど変わりません。

Excelからの変換が可能!

ExcelファイルをGoogleドライブに格納後、スプレッドシートに変換することも出来ます。

但し筆者の体験では、めちゃくちゃ複雑な計算式をExcelからスプレッドシートに変換したら計算式が機能しなかったり、形が崩れたりするので注意が必要です。

保存する必要がない

こちらはGoogleのオフィス版全てに言えることなのですが、自動で保存してくれるので、保存する必要が全くありません。

PCのフリーズや、Excelあるあるの【保存を忘れて消しちゃった時の悲劇】も起きないので安心です。

 

 

Googleドキュメント

Googleドキュメントはマイクロソフトでいう【word】に相当するサービスです。

前述したスプレッドシートと同様な特徴があります。

音声で文字起こしが出来る

Googleドキュメントの機能でかなりオススメなのが【音声入力】

PCでも出来ますし、スマホからでも可能です。

使い方はこちら。

この音声入力をすることで、簡単に議事録や、文字入力をすることが可能です。

(誤字脱字になる事はありますが、かなりの高精度です)

何とこの機能も無料で利用ができます!

データ検索機能も便利

この赤で囲っているところをクリックすると、検索窓が出てきます。

文章を作っている途中で調べたいものが出てきたときに便利です。

こういった所は流石Googleですね!

 

 

Googleスライド

Googleスライドはマイクロソフトでの【Powerpoint】に相当するサービスです。

プレゼン資料などを作るときに利用するものです。

Powerpointとの違いは以下の通りです。

  • デザイン性の高いテンプレートが多い
  • インターネット上の画像、動画の挿入が簡単に出来る。
  • リアルタイムで複数の人と同時に編集が出来る。

以上の事が挙げられます。

他のGoogleサービスと同じで簡単に共有が出来るので、部署間でわざわざ紙に印刷してから渡すなどの煩わしい作業を回避できます。

 

 

 

Googleキープ

こちらは聞きなれない方もいらっしゃるかもしれません。

Googleキープはオンライン上で保存できるメモのアプリです。

 

無くす心配がない

今、紙のメモや付箋を使っている方も多いと思います。

そこで度々起こることが、【メモごと無くしてしまって分からなくなる】ことではないでしょうか。

Googleキープはオンライン上で保存してくれるので、無くす心配がありません。

手書き入力が出来る

「オンライン上でメモするということは、取引先から電話が掛かってきた時は打ち込むのが面倒じゃないか!」

と思う方もいらっしゃるかもしれません。

流石Google。そんな方にも配慮しています。

Google キープには手書きで入力する画面があります。

これはPC版です。

このように簡単に手書きのメモが出来ます。

 

 

Googleフォーム

仕事をしていると、社内へのアンケート作成やイベントの出欠を取ったりする場面に遭遇する場面があるのではないでしょうか。

一人一人に確認したり、メールで一斉送信したら返信が多く見落としてしまったり。。

返答をExcelに入力するのが大変などなど。

とても面倒ですよね。

 

そんな方にオススメしたいのがGoogleフォーム

オンライン上で簡単にアンケートが作成出来て対象の方に簡単に共有できます。

また、回答形式が豊富で、柔軟なアンケートを作成することが可能です。

直観的で、簡単に出来る。

web上でアンケートを作成するといってもプログラミング等の知識は全く必要ありません。

また作成する画面も直観的で、簡単に作成することが出来ます。

 

自動で集計してくれる

ォームに入力された回答は、自動で集計してくれるため煩わしさが全く無く、手動で行うよりミス、もれが無いです。

また、スプレッドシートと連携も出来る為、一目で回答状況が把握できます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回紹介したのは、Googleの機能のほんの一部です。

Googleの機能を使うことで、日々の仕事や生活での効率が上昇します。

 

ぜひ皆さんの会社でも導入を検討してみてください!

 

 

 

 

 

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